客戶服務管理

Customer
Service
Management
客戶服務管理
本公司依循ISO 9001 品質管理系統七大管理原則,建構以顧客為導向的管理模式,致力於保障顧客健康與安全、標示與行銷合規,以及客戶資料隱私保護等,並建有完善的申訴管道,以維護消費者與客戶權益。

在生產與製程管理上,透過教育訓練提升全員對品質標準與客戶需求的認知,強化按標準作業程序(SOP)操作之習慣,並設有機台製程工程師制度及推動專案改善計畫。藉由落實走動式管理與製程品質稽核,可即時發現問題並實施矯正與追蹤作業,以防異常再發生。

為確保產品與服務在顧客健康與安全、行銷及標示等方面符合法規與國際準則,已制定相關政策並落實管理制度,包括:
顧客健康與安全保障:所有原料產品皆依規定編製SDS(安全資料表),提供儲放與運輸指引,保障顧客使用安全。
行銷與產品標示合規:產品已取得歐盟RoHS、REACH、EN71-3 及食品添加物許可等認證,並依「產品標識與追溯、防護辦法」進行標示及出貨追溯管理。
顧客權益與申訴程序:依據《客戶異議處理作業程序》建立多元申訴管道,除由業務人員直接處理外,亦於官網ESG 專區設立利害關係人聯絡窗口,受理客戶提問、申訴或建議,確保客戶聲音即時反映。
客戶隱私與資料保護:本公司已通過ISO 27001:2013 資訊安全管理系統驗證,實施防火牆管理、權限控管及環境區隔等資訊安全措施,並依個資法辦理隱私影響評估與員工教育訓練,確保資料保密與安全。

本公司亦秉持持續精進與前瞻管理的理念,透過品質數據管理、系統化分析及跨部門協作機制,持續優化品質與客戶服務表現,深化與客戶的長期合作夥伴關係。
完整的客戶服務
諮詢
回覆客戶問題及提供相關資料供參考。
樣冊/ 樣品提供
依客戶指定之樣卡編號、需求內容及規格提供樣冊/ 樣品。
新產品介紹
主動提供新產品樣品與資訊給客戶,並接受諮詢服務及提供相關之參考文件。
產品開發研試
非公司內之制式產品,配合客戶進行產品開發。
報價與接單
依據相關作業流程向客戶完成正式報價作業。客戶正式下訂單後依相關作業規定審核、確認。
出貨
提供必要之交期預估查詢、追蹤安排出貨,確保符合客戶交貨時效。
客戶抱怨或異議處理
客戶對於公司所提供之產品或服務認為與需求不符時,得以書面或口頭提出申訴,經業務代表瞭解後通報相關部門做立即必要的處理及回覆。
客戶異議處理流程
本公司可接受客戶抱怨案件的原則是:內銷訂單自客戶簽收產品日起算為期六個月,而外銷及轉口訂單為自裝櫃日起算為期一年。客戶抱怨案件的處理期限,如為一般案件以15個工作天為限,急件之客訴案件為5個工作天,但特殊或有爭議性的案件則為3個月。
接受客戶異議處理原則
6個月
內銷訂單
自客戶簽收產品日起算
1年
外銷及轉口訂單
自裝櫃日起算
客戶異議處理期限
15天
一般案件
5天
急件
3個月
特殊或爭議性
品質管理
華夏所出產的管材產品品質優良一直深受好評,不僅完全符合CNS標準,更榮獲得國家優良產品正字標記之榮耀。而化學品- 45%氫氧化鈉溶液和32%鹽酸,已取得行政院衛生署食品添加物許可證,亦獲得財團法人中華穀類食品工業技術研究所之食品業者衛生安全管理系統驗證(三年驗證一次),對所銷售產品的流向及可追溯性,均能符合政府法令規章,並如實於相關的網站申報生產和銷售流向資訊,對食品安全追查盡一份力。

本公司信守對客戶的承諾,致力於品質管理系統維持及有效率的運作,公司依據發展策略及市場狀況,訂有營業方針、品質政策、品質目標、產品實現、生產管理、顧客服務…等等的計畫作為提供各部門執行品質管理過程之依據,及實現持續改進的框架。每月公司的主管會議中檢討其實績,管理審查會議中亦會提報執行成果。
品質政策
  • 以不斷改進產品品質
  • 和繼續提昇服務品質
  • 提供顧客滿意的營運品質
品質管理系統與產品驗證
產品上下游價值鏈關係
產品種類
  • VCM(氯乙烯單體)
    ˙ PVC粉主要原料
  • PVC粉
    ˙ 產製軟質膠布、膠皮、硬質膠布、硬質管及異型押出建材。
  • 綠色產品
    ˙ 使用單一TPO材料,材質輕量減少運送能耗。 廢棄後因為材質相同,可直接粉碎回收,不須額外 分解處理,易於回收。
  • 化學品
    ˙ 用於水處理、合成纖維、清潔劑、染料、紙漿、鋼鐵等。
  • 建材產品
    ˙ 產品有塑膠管、塑膠門板、防蝕片,供房屋建築、公共工程等用途。
  • 軟質膠布
    ˙ 可供加工吹氣產品、玩具、雨衣、膠帶、桌巾、浴簾、窗簾布、噴畫廣告布、泳槽布及天花板裝潢等。
  • 硬質膠布
    ˙ 可供真空成型、地磚貼合、藥品包裝、文具等。
  • 膠皮、膠軟皮
    ˙ 供加工各種各種車船用坐墊皮、鞋用皮、棒球手套、運動器材用皮、自行車坐墊皮和傢俱用皮為主。
客戶滿意度
本公司採 Vinyl Chain(PVC 產業鏈)客戶服務整合機制,由華夏公司團隊服務主要客戶並執行滿意度調查與抱怨管理。為了解客戶對本公司產品與服務之評價,並持續提升客戶服務品質,本公司訂定「客戶滿意度評核辦法」,透過滿意度調查與資料分析,檢視客戶需求並研擬改善對策,以持續提升客戶滿意度。

為落實「客戶滿意度評核辦法」,本公司每年針對年度營業額占 80%以上之主要客戶、各區域營業額占 80% 以上之對象,以及營業單位建議之新開發潛力客戶進行調查 。評核項目涵蓋「服務態度」、「交期配合」、「品質狀況」、「新產品配合」、「對策努力度」及「事務性配合」等六大面向。

2025 年客戶滿意度調查結果顯示,客戶認為本公司整體表現達「滿意」以上之比例為96.5%,雖較2024 年99.0% 略微下降,惟仍高於公司管控目標 90%。各評核項目之滿意度調查結果請參見雷達圖。針對品質狀況出現之個別不滿意案件,本公司已啟動「不符合矯正」程序,由相關單位進行原因分析與改善建議,以持續優化客戶體驗。
客戶滿意度雷達圖
客戶不滿意度雷達圖
「客戶不滿意度」結果來看,主要增加的項目為:「品質狀況」、「新產品配合」、「不良對策努力度」( 共 3 項 ),且依客戶抱怨統計結果分析,重複發生的品質異常。經我司積極找出客戶在意的問題,已在調查報告與管理審查及檢討會議中進行研討,並針對重大問題納入專案改善。

本公司為使產品品質維持,導入:
(1) 智能化控制:找出最佳程序操作並持續優化中,可提升製程優化和穩定產品品質。
(2) 針對新產品配合,致力於縮短打樣時間,並加強與客戶的技術溝通以滿足開發需求。
(3) 加強對每一生產批次的品質控制,並針對特定缺失(如捲取問題)進行製程改善。
(4) 部分老舊機台(如透明機台)已安排退場,並持續優化現有機台之生產條件,以提升品質水準。

除上述改善措施,為達永續發展,我們將持續舉辦人員教育訓練和改善提案活動,期盼對「品質、交期」的改善方能產生助益,以期符合客戶的需求。
客戶機密資訊保護
對於客戶及機密資料的保護,一直是本公司努力與責無旁貸的使命,機敏資料的保護關乎於企業長遠發展及競爭力的延續。故針對此一命題,對於個人資料處理的系統於流程、儲存及隱私設置作業上,均參考歐盟之【一般資料保護規範】 (General Data Protection Regulation, GDPR)來保護客戶資料。

針對資料的使用,除了加強權限控管並將測試與實際作業環境加以區隔,各項資訊系統個資欄位均進行遮罩及限閱,以落實對個人資料的保護。及持續加強對於USB 可攜式儲存裝置,以及異常的資料存取行為進行控管,2021 年起增加端點安全防護系統,避免因人為因素及外部威脅所造成的資料遺失。另集團電子郵件系統全面啟用多重要素驗證MFA (Multi-Factor Authentication) 機制,除第一道密碼驗證外,再透過其他工具進行第二道身份驗證,以提升安全性層級。
客戶機密資訊保護做法
  • 制定規範

    重視客戶資料保護,依循相關法令,擬定各種規範。
  • 加強防火牆管理及權限控管

    將含有個資作「去識別化」處理等措施。
    建立防火牆及網路流量監測,分析潛在威脅,防止非法入侵。

  • 第三方查驗及改善

    連續11年通過BSI ISO 27001資安審查。
    對內外部進行資安風險評估分析並改善。

機密資訊執行狀況
  • 召開ISMS資訊安全
    管理審查會議
    每年1
    確認資安管理制度的目標是否達成。
  • 教育訓練
    每年執行
    加強宣導及舉辦教育訓練,以確認資料獲得完善的保護,避免駭客入侵竊取及竄改。
  • 社交工程
    演練
    每年執行
    每年執行2次,以提升同仁資安意識。
  • 檢視
    資訊安全
    每年1
    檢視資訊安全基礎架構設計並修正強化防禦能力。
  • 定期稽查
    每年3
    內部:由稽核部門,每年二次稽查。
    外部:由第三方單位審查。連續11年通過ISO 27001驗證。
    項目 2025年資安項目執行成果
    華夏 台氯 華聚 寰靖
    場次 總人次 場次 總人次 場次 總人次 場次 總人次
    社交工程演練 1 250 1 72 1 24 1 19
    資安教育訓練 2場,對象:資訊處同仁
    資安通告宣導 8則,對象:全體同仁
根據這些管理制度,具體規範員工在日常作業程序中需遵守的規則,並增加設備管控:USB 可攜式儲存設備管控。另建立安全交易平台,如客戶訂單查詢網,導入加密安全憑證,以避免郵件被攔截而發生交易文件遭竄改的變臉詐騙事件發生。對於客戶的資料有嚴格權限管控策略與流程,可避免客戶的機密資訊洩漏的風險。
獲頒「SGS 2019 ISO-9001 Plus Award」之營運流程管理品質典範獎
獲獎原因
高階管理層積極投入資源與支援,推動各項流程改善與電子化作業,並善用各項工具分析內外部議題、納入利害關係人意見回饋、參照聯合國永續發展目標等,制定新產品研發、製程改善、環保與工安各項方案計畫。
藉由系統電子化作業,有效連結各單位,於文件管理、稽核程序、客戶滿意度、專案工程執行、工安環保、品管檢驗與生產資料分析上皆帶來效率提升並有顯著成效。
建立品質管理系統作業流程相互關係,以瞭解管理系統流程關聯性,並將流程步驟、權責單位、相關作業標準書/表單予以呈現在作業流程圖內,使作業流程容易瞭解、權責清楚,優化整體作業程序。
透過定期教育訓練與推行知識管理系統,並舉辦說明會加強員工溝通,不僅有效提升同仁對管理程序之認知,更可於內外部進行技術分享與知識傳承,進而提升整體營運成效。
獲頒「SGS 2019 ISO-9001 Plus Award」之「QMS Operation Process Management(營運流程管理品質典範獎)」,由集團台氯公司 葉俊璋副總經理代表受獎。
榮獲華新麗華2025年ESG供應商大會「低碳夥伴領航獎」
華夏公司秉持「低碳循環、永續共榮」的推動理念,持續深化碳管理與循環經濟,致力成為產業鏈低碳轉型的引領者。憑藉節能減碳行動、產品環境聲明及永續治理項目獲得肯定,在華新麗華供應鏈扮演低碳轉型關鍵的領航角色,榮獲「低碳夥伴領航獎」。

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