客戶服務管理
華夏公司透過產銷、品質會議，建立溝通和服務平台，適時了解客戶的需求及確實掌握客戶抱怨，以維護公司產品信譽，確保品質管理系統有效運作。在落實生產和製程管理上，實施教育訓練，讓全員清楚品質標準、客戶需求，遇到問題時能提出反應以及養成按操作標準(SOP)
生產的工作習慣。建立機台製程工程師制度及進行專案改善。落實走動式管理及製程品質稽核，並作好即時矯正、追蹤的工作，防範異常再發生。
完整的客戶服務
樣冊/ 樣品提供
依客戶指定之樣卡編號、需求內容及規格提供樣冊/ 樣品。
新產品介紹
主動提供新產品樣品與資訊給客戶，並接受諮詢服務及提供相關之參考文件。
產品開發研試
非公司內之制式產品，配合客戶進行產品開發。
報價與接單
依據相關作業流程向客戶完成正式報價作業。客戶正式下訂單後依相關作業規定審核、確認。
出貨
提供必要之交期預估查詢、追蹤安排出貨，確保符合客戶交貨時效。
客戶抱怨或異議處理
客戶對於公司所提供之產品或服務認為與需求不符時，得以書面或口頭提出申訴，經業務代表瞭解後通報相關部門做立即必要的處理及回覆。
客戶異議處理流程
本公司可接受客戶抱怨案件的原則是：內銷訂單自客戶簽收產品日起算為期六個月，而外銷及轉口訂單為自裝櫃日起算為期一年。客戶抱怨案件的處理期限，如為一般案件以20個工作天為限，急件之客訴案件為5個工作天，但特殊或有爭議性的案件則為3個月。
品質管理
華夏所出產的管材產品品質優良一直深受好評，不僅完全符合CNS標準，更榮獲得國家優良產品正字標記之榮耀。而化學品-
45%氫氧化鈉溶液和32%鹽酸，已取得行政院衛生署食品添加物許可證，亦獲得財團法人中華穀類食品工業技術研究所之食品業者衛生安全管理系統驗證(三年驗證一次)，對所銷售產品的流向及可追溯性，均能符合政府法令規章，並如實於相關的網站申報生產和銷售流向資訊，對食品安全追查盡一份力。
本公司信守對客戶的承諾，致力於品質管理系統維持及有效率的運作，公司依據發展策略及市場狀況，訂有營業方針、品質政策、品質目標、產品實現、生產管理、顧客服務…等等的計畫作為提供各部門執行品質管理過程之依據，及實現持續改進的框架。每月公司的主管會議中檢討其實績，管理審查會議中亦會提報執行成果。
品質政策
- 以不斷改進產品品質
- 和繼續提昇服務品質
- 提供顧客滿意的營運品質
客戶滿意度
為了解客戶對本公司各項指標之評價，並加強對客戶提供的各項服務，訂定『客戶滿意度評核辦法』。經由調查資料分析，擬定改善對策，以提升客戶滿意度。
本公司每年選擇該年度佔全公司80%以上及各營業分區佔80%以上營業額之客戶，另增加營業單位建議名單（有潛力或新開發的客戶）作為調查對象，以郵寄、傳真或E-mail方式寄送「客戶滿意度調查表」進行滿意度調查，評核項目為「服務態度」、「交期配合」、「品質狀況」、「新產品配合」、「對策努力度」、「事務性配合」以及對本公司之建議等項目。
2024年客戶認為我們表現達「滿意」以上的回覆調查件數占總回覆調查件數之比例為98.7%，比2023年(98.6%)略為提升，將持續關注，2024年已達公司管控目標（90%），各評核項目的滿意度調查結果請參見雷達圖。
「客戶不滿意度」結果來看，主要增加的項目為：「交期配合」、「品質狀況」、「新產品配合」、「對策努力度」(共 4 項 )，且依客戶抱怨統計結果分析，主因為：加工類產品2024年較去年減少28件，經我司積極找出客戶在意的問題，已在調查報告與管理審查及檢討會議中進行研討，並針對重大問題「品質狀況」與「對策努力度」納入專案改善。
本公司為使產品品質維持，導入(1) 智能化控制：找出最佳程序操作並持續優化中，可提升製程優化和穩定產品品質。(2) 線上品質檢測：AOI 自動偵測與自動調整。(3) CMMS 系統，以電子化方式管理、分析設備資訊執行維修管理。(4) 各廠提出設備汰舊換新規劃。
除上述改善措施，為達永續發展，我們將持續舉辦人員教育訓練和改善提案活動，期盼對「品質、交期」的改善方能產生助益，期符合客戶的需求。
客戶機密資訊保護
對於客戶及機密資料的保護，一直是本公司努力與責無旁貸的使命，機敏資料的保護關乎於企業長遠發展及競爭力的延續。故針對此一命題,對於個人資料處理的系統於流程、儲存及隱私設置作業上，均參考歐盟之【一般資料保護規範】 (General Data Protection Regulation， GDPR)來保護客戶資料。
針對資料的使用，除了加強權限控管並將測試與實際作業環境加以區隔，各項資訊系統個資欄位均進行遮罩及限閱，以落實對個人資料的保護。及持續加強對於USB 可攜式儲存裝置，以及異常的資料存取行為進行控管，2021 年起增加端點安全防護系統，避免因人為因素及外部威脅所造成的資料遺失。另集團電子郵件系統全面啟用多重要素驗證MFA (Multi-Factor Authentication) 機制，除第一道密碼驗證外，再透過其他工具進行第二道身份驗證，以提升安全性層級。
客戶機密資訊保護做法
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制定規範
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重視客戶資料保護，依循相關法令，擬定各種規範。
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加強防火牆管理及權限控管
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建立防火牆及網路流量監測，分析潛在威脅，防止非法入侵。
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第三方查驗及改善
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連續10年通過BSI ISO 27001資安審查。
根據這些管理制度，具體規範員工在日常作業程序中需遵守的規則，並增加設備管控：USB 可攜式儲存設備管控。另建立安全交易平台，如客戶訂單查詢網，導入加密安全憑證，以避免郵件被攔截而發生交易文件遭竄改的變臉詐騙事件發生。對於客戶的資料有嚴格權限管控策略與流程，可避免客戶的機密資訊洩漏的風險。
獲頒「SGS 2019 ISO-9001 Plus Award」之營運流程管理品質典範獎
獲獎原因
高階管理層積極投入資源與支援，推動各項流程改善與電子化作業，並善用各項工具分析內外部議題、納入利害關係人意見回饋、參照聯合國永續發展目標等，制定新產品研發、製程改善、環保與工安各項方案計畫。
藉由系統電子化作業，有效連結各單位，於文件管理、稽核程序、客戶滿意度、專案工程執行、工安環保、品管檢驗與生產資料分析上皆帶來效率提升並有顯著成效。
建立品質管理系統作業流程相互關係，以瞭解管理系統流程關聯性，並將流程步驟、權責單位、相關作業標準書/表單予以呈現在作業流程圖內，使作業流程容易瞭解、權責清楚，優化整體作業程序。
透過定期教育訓練與推行知識管理系統，並舉辦說明會加強員工溝通，不僅有效提升同仁對管理程序之認知，更可於內外部進行技術分享與知識傳承，進而提升整體營運成效。
獲頒「SGS 2019 ISO-9001 Plus Award」之「QMS Operation Process Management(營運流程管理品質典範獎)」，由集團台氯公司
葉俊璋副總經理代表受獎。
榮獲永光化學公司頒發永續供應獎
華夏公司長期致力於與客戶建立穩固互信的合作夥伴關係，透過穩定供應高品質原料及靈活的交貨服務，滿足客戶多元且即時的需求，並展現高度的彈性與協調能力。憑藉在供應穩定性與服務協作上的優異表現，本公司連續兩年榮獲永光化學頒發「永續供應獎」，獲獎紀錄如下：
2023年永續供應獎（頒發日期：2024年3月25日）表彰本公司在穩定供應原料及展現高彈性與配合度方面的貢獻，成為永光化學開拓市場不可或缺的重要夥伴。
2024年永續供應獎（頒發日期：2025年5月28日）肯定本公司連續十年穩定供應高品質原料，並積極配合需求彈性進貨，為永光化學營運提供穩固支持。
此連續獲獎不僅反映客戶對本公司供應與服務品質的高度肯定，也展現本公司在永續供應鏈管理上的持續精進與實績。